# 발주서 작성 완벽 가이드: 공장 클레임 없이 진행하는 필수 항목
발주서 작성 방법을 정확히 알지 못해 공장과의 분쟁으로 번지는 사례가 생각보다 많습니다. 애매한 발주서 작성은 제품 불량, 납기 지연, 비용 추가 청구로 이어지는데, 이 모든 문제는 처음부터 명확한 발주서 작성으로 예방할 수 있습니다. 한국 제조업 바이어라면 반드시 알아야 할 발주서 작성 방법의 핵심 체크리스트를 정리했습니다. 제조 경험이 풍부한 공장 담당자들의 피드백을 바탕으로, 실제 클레임 사례를 줄일 수 있는 구체적인 기준을 제시합니다.
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✅ 체크포인트 1: 도면 규격 정확성 — 공차(Tolerance) 명기
발주서 작성 시 가장 흔한 실수가 도면에 공차를 명시하지 않는 것입니다. "±0.1mm", "±0.05mm" 같은 공차 범위가 없으면 공장은 일반 공차(일반적으로 ±0.5~1mm)를 적용하게 되고, 나중에 "이 정도는 기본인데?"라며 클레임이 발생합니다.
체크 기준:
- 모든 주요 치수에 공차 명시 (±0.05mm 이상)
- 외형 사이즈, 구멍 위치, 두께 등 핵심 치수 우선
- 금형 업체의 경우 ±0.01mm 공차는 비용 증가 요인이므로 필요한 부분만 적용
- CAD 도면에 GD&T(기하공차) 표기 권장 (고정밀 부품의 경우)
공장은 도면의 공차를 기준으로 작업 계획과 비용 견적을 결정합니다. 공차 없는 발주서 작성은 공장의 재량에 맡기는 것과 같으므로 반드시 명기해야 합니다.
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✅ 체크포인트 2: 재료 및 재질 등급 명확히 하기
"알루미늄 부품"이라는 표기만으로는 부족합니다. A6061, A2024, 6063 등 합금 번호와 열처리 상태(T6, T4 등)까지 명시해야 강도, 가공성, 비용이 결정됩니다.
체크 기준:
- 합금 등급 명시 (예: A6061-T6)
- 표면 처리 상태 (양극산화, 아노다이징 두께 15~25μm 등)
- 재료 인증서 필요 여부 (식품용, 의료용은 필수)
- 재활용 재료 허용 여부 (비용 절감 목표면 명시)
철강 부품이라면 "SPCC" 또는 "SUS304", 플라스틱이라면 "ABS", "PC", "POM" 등 재료 그레이드를 정확히 기입하면 공장도 원자재 수급이 수월하고, 견적도 정확해집니다.
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✅ 체크포인트 3: 수량(MOQ)과 납기일 명시
발주서 작성 방법에서 간과하기 쉬운 부분이 최소주문수량(MOQ, Minimum Order Quantity)과 납기입니다. 공장마다 설비와 효율성이 다르므로, 100개 주문과 1,000개 주문의 단가와 납기는 완전히 다릅니다.
체크 기준:
- 1차 발주 수량, 향후 추가 발주 예상 수량 모두 기입
- 납기는 "입금 후 X일" 형태로 명확히 (예: 입금 후 14일 납기)
- 공장의 MOQ가 500개인데 200개 발주하려면 추가 비용 협의 필수
- 긴급 납기는 미리 공지 (일반 납기보다 10~30% 비용 증가 예상)
MOQ를 무시한 발주서는 공장의 거절을 초래하거나, 무리한 작업으로 품질 문제를 야기할 수 있습니다.
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✅ 체크포인트 4: 검사 기준(Inspection Criteria) 명기
"양호 품질"이라는 모호한 기준으로는 클레임이 반복됩니다. 외형 흠집 허용 범위, 색상 편차, 치수 측정 방법까지 구체적으로 정해야 합니다.
체크 기준:
- 치수 검사: 샘플링 기준 결정 (전수 검사 vs 추출 검사)
- 외관 검사: 흠집 허용 크기 (예: 1mm 이상의 흠집 불허)
- 색상/표면: 표준 샘플 제공 (색상 일관성이 중요한 부품)
- 작동 테스트: 필요 시 작동 조건 명시 (예: 5회 반복 작동 확인)
- 부적합 판정 시 처리 방법 (전량 교체, 감액, 폐기)
발주서 작성 시 검사 기준을 미리 협의하면, 공장도 작업 계획 단계에서 품질 목표를 설정할 수 있고, 나중에 "이건 안 되는데?"라는 논쟁을 피할 수 있습니다.
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✅ 체크포인트 5: 포장 및 배송 방식 결정
포장 방식이 부품의 손상을 직접 좌우합니다. 정밀 부품과 대량 제품의 포장은 완전히 다르며, 배송 중 손상이 발생했을 때 책임 범위도 달라집니다.
체크 기준:
- 개별 포장 필요 여부 (예: OPP 포장, 합지 포장)
- 완충재 사용 (에어캡, 방습 종이, 우레탄 폼 등)
- 라벨링 방식 (부품 규격, 수량, 생산 일자 등)
- 팔레트 단위 배송 vs 박스 배송
- 국내 배송 vs 수출 포장 (수출의 경우 목재 증명서 필요 여부)
공장은 발주서에 명시된 포장 기준에 따라 자재비와 인건비를 계산하므로, 충분한 설명이 필요합니다.
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✅ 체크포인트 6: 추가 가공 및 조립 요청사항
금형, CNC, 사출 가공 이후 추가 작업(드릴링, 탭핑, 조립, 인쇄 등)이 필요한 경우, 발주서 작성 단계에서 명확히 구분해야 합니다.
체크 기준:
- 추가 가공 순서 명시 (예: 사출 → 드릴 → 탭 → 조립)
- 아웃소싱 부품 사용 여부 결정 (공장 자체 작업 vs 외주)
- 조립 검사 방법 (부품 간 간격, 나사 토크 등)
- 제품 마킹/인쇄 위치와 크기 (예: 레이저 마킹, 잉크젯)
일괄 발주서 작성 시 각 공정별 책임 범위를 명확히 하면, 품질 문제 발생 시 원인 파악과 책임 소재를 빠르게 결정할 수 있습니다.
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✅ 체크포인트 7: 비용 및 결제 조건
발주서 작성에서 가격과 결제 조건은 법적 분쟁을 방지하는 마지막 보루입니다.
체크 기준:
- 단가 명시 (예: 단가 1,500원/개, 100개 주문 시)
- 금형비 또는 치공구비 별도 청구 여부 (첫 발주 시 필수)
- 총 금액 = 단가 × 수량 + 추가 가공비 + 금형비
- 선금, 기금, 후금 비율 (예: 30% 선금, 납기 후 70% 후금)
- 부도덕한 가격 인상 방지: 원재료비 변동 시 공지 기간(예: 1주일 전 공지)
단가 하나 차이로 전체 프로젝트 예산이 틀어지므로, 발주서 작성 시 반드시 확인하고 계약서에 기록해야 합니다.
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자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: 발주서 작성 시 도면이 아직 미완성이면 어떻게 해야 하나요?
A: 발주서는 확정된 도면 기준으로만 진행하는 것을 원칙으로 합니다. 도면이 미완성이면 "견적 문의" 단계에 머물러야 하고, 공장도 "견적 대기 중" 상태로 두어야 합니다. 도면 변경이 발생할 때마다 비용과 납기가 변경되므로, 발주서 발행 후 도면 수정은 반드시 변경 양식(ECO, Engineering Change Order)을 통해 공식으로 처리해야 클레임을 방지할 수 있습니다.
Q2: 공장에서 제시한 MOQ가 내 필요 수량보다 많으면?
A: 세 가지 선택지가 있습니다. ① MOQ 충족해서 발주 (향후 추가 활용 고려), ② MOQ 미만 발주 대신 추가 비용 부담 (일반적으로 10~50% 증가), ③ 다른 공장 검토. 발주서 작성 전 반드시 비용 영향을 확인하고 선택해야 하며, 합의한 조건은 명문화해야 나중에 분쟁을 피할 수 있습니다.
Q3: 수출용 부품 발주서를 작성할 때 추가로 확인할 사항은?
A: 수출 규제, 원산지 증명서(COO, Certificate of Origin), 목재 포장 인증서(IPPC), 환경 기준(RoHS, REACH 등)을 반드시 명시해야 합니다. 특히 식품·의료용 부품은 각국의 규제가 다르므로, 발주서 작성 단계에서 "미국 FDA 승인 소재 사용" 같은 요구사항을 명확히 기재해야 합니다. 공장도 이에 맞춰 자재 수급과 검사 계획을 세울 수 있습니다.
Q4: 발주서 양식은 어떤 포맷으로 작성하는 게 좋나요?
A: 최소한 다음 항목을 포함한 양식을 사용하세요: ① 부품명 및 도면번호, ② 수량과 납기, ③ 재료 및 공차, ④ 추가 가공 요청사항, ⑤ 검사 기준, ⑥ 포장 방식, ⑦ 단가 및 결제 조건, ⑧ 발주자 및 수령자 서명란. 전자 발주서(EDI)를 사용하는 대기업도 있지만, 중소 제조업은 Excel 기반 발주서 양식을 표준화해서 사용하는 것이 효율적입니다.
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정리: 발주서 작성 방법 핵심 5가지
발주서 작성 방법을 한 문장으로 요약하면 "공장이 오해할 여지가 없도록 모든 조건을 명문화"하는 것입니다. 이를 위한 5가지 핵심 요소는 다음과 같습니다.
1. 도면의 공차와 재질을 명확히 — A6061-T6, ±0.05mm 같은 구체적인 기준 필수 2. 수량과 납기를 정확히 명시 — MOQ 확인과 "입금 후 14일" 같은 명확한 일정 3. 검사 기준을 미리 합의 — 흠집 1mm 불허, 색상 편차 ΔE 3.0 이하 등